Model Organitzatiu

0. Justificació

Vila-seca en Comú és un moviment polític d’essència assembleària de caire obert, transparent i participatiu en què tots els seus membres aspirem a trobar un funcionament que sigui operatiu alhora que horitzontal on tothom que vulgui pugui participar en igualtats de condicions en funció del seu grau de disponibilitat i implicació. Un moviment que pretén fugir de les rigideses pròpies dels models jeràrquics convencionals per tal de construir una manera de practicar la democràcia d’una forma més participativa i directa.   

Fruit de la dinàmica pròpia de la nostra acció a les institucions i al carrer, hem optat per reorganitzar-nos per tal de millorar i ser més eficients en el nostre funcionament com a moviment polític municipal. Per aconseguir-ho, hem realitzat un seguit de reunions internes on hem analitzat com podem millorar la eficiència i operativitat organitzativa sense perdre el nostre tarannà obert, participatiu i igualitari. Aquestes reunions han donat com ha resultat el següent model organitzatiu.ç

1. Objectius

Els objectius que ens hem marcat de cara a aquest procés són els següents:

  • Simplificar: Pretenem aconseguir que el nostre model organitzatiu sigui més entenedor per a que tots els membres siguin coneixedors de com funcionem.
  • Definir rols i responsabilitats: Pretenem establir de manera clara i concisa els rols i les responsabilitats que assumeixen els diferents components .
  • Disminuir les tasques: Volem assegurar-nos que les tasques que ens marquem aconseguim realitzar-les de forma constant.   Només quan considerem que realitzem les tasques encomanades de forma periòdica i constant es contemplarà la possibilitat d’augmentar la feina.

2. Acció Local

S’entén per Acció Local tota l’activitat que des de Vila-seca en Comú realitzem al municipi fora de les institucions així com a la pròpia de la nostra organització interna.

2.1. Mapa Conceptual

Captura de pantalla 2016-06-22 a las 17.42.54

2.2. Desenvolupament

A grans trets, la forma de treballar a Acció Local (AM) segueix una dinàmica assembleària amb comissions de treball. L’Assemblea d’Acció Local (AAM), és el màxim òrgan decisori i pren les decisions executives. Les comissions de treball, per la seva banda, executen les decisions presses a l’assemblea i prenen decisions de caire tècnic així com les pròpies de les seves competències. Així mateix, les comissions poden proposar a l’assemblea l’adopció de decisions.

Les tasques pròpies de l’Acció Local es realitzaran preferentment les dos primeres setmanes del mes. L’assemblea d’Acció Local es realitzarà la primera i la segona setmana del mes.

2.3. Comissions de treball

Les comissions de treball son grups de treball que funcionen amb autonomia pel que fa a la seva organització. Executen les decisions presses a l’Assemblea d’Acció Local (AAL) així com les decisions tècniques i les pròpies de la seva competència. Vila-seca en Comú consta de 6 comissions de treball que es configuren de la següent manera

2.3.1. Comissió de Comunicació

La Comissió de Comunicació és subdivideix en l’àrea de Xarxes i l’àrea de premsa.

  • Àrea de Xarxes: S’encarrega d’administrar la ‘fanpage’ de facebook, el twiter i ell lloc web de Vila-seca en Comú.
  • Àrea de Premsa: S’encarrega de redactar i enviar els comunicats i les convocatòries de premsa. També s’encarrega d’enviar els articles d’opinió que elaborin els regidors i els caps d’àrea.

2.3.2. Comissió de l’Àgora

La comissió Àgora s’encarrega de dissenyar i redactar els butlletins Àgora que es realitzen cada dos mesos. Les publicacions faran referència a les activitats realitzades al llarg dels dos mesos tant de l’acció local com de l’acció municipal.

2.3.3. Comissió de Organització

La comissió d’organització es subdivideix en l’àrea de Logística i l’àrea Jurídica i l’àrea de Finances.

  • Àrea Logística: L’àrea logística s’encarrega de fer el manteniment del mobiliari i els bens de Vila-seca en Comú així com la petició del permís i el muntatge de carpes, actes i altres activitats.
  • Àrea Jurídica: L’àrea Jurídica s’encarrega de l’assessorament legal així com la custodia de la documentació legal. També s’encarrega de penjar l’acta a la pàgina web un cop passat el període establert.
  • Àrea Financera: S’encarrega de la gestió dels assumptes financers així com de la relació amb la gestoria.

2.3.4. Comissió de Mediació

L’àrea de Mediació s’encarrega de la resolució dels possibles conflictes que sorgeixin entre els membres de Vila-seca en Comú. Es una comissió latent que només s’activa quan ho demana l’assemblea o qualsevol membre de Vila-seca en Comú.

2.3.5. Comissió de Cooperació

L’àrea de cooperació s’encarrega de teixir vincles entre les entitats i associacions del municipi així com de mantenir la comunicació amb elles.

2.3.6. Comissió de Millora

La comissió de millora s’encarrega de vetllar pel compliment de les tasques encomanades, el seguiment de l’agenda i per fomentar la millora de la convivència entre les persones de Vila-seca en Comú.

 

2.3. Responsables comissions de treball

 

2.4.1 Comissió de Comunicació

  • Xarxes: Santi, Mario
  • Premsa: Santi, Mario

2.4.2. Comissió de l’Àgora

  • Àgora: Ángel, José Manuel, Javi i Susana

2.4.3. Comissió de Organització

  • Logística: Fede, Marta, Luis y Cristóbal
  • Jurídica: Soraya i Fede
  • Finances: Javi, Soraya i Francesc + Gestora

2.4.4. Comissió de Mediació

  • Mediació: Fede, Carles i Miguel Ángel

2.4.5. Comissió de Cooperació

  • Cooperació: Carles, Susana Núria

2.4.6. Comissió de Millora

  • Millora: Susana, Mario Núria

2.5. Assemblea Acció Local

L’Assemblea d’Acció Local (AAL) és el màxim òrgan de decisió respecte els assumptes locals no relacionats amb la dinàmica institucional així com pel que fa als assumptes propis de la organització interna.

Organització: L’assemblea ha de comptar amb un ordre del dia preestablert i la convocatòria preferentment s’ha d’anunciar amb 48 hores d’antelació. Una persona s’ha d’encarregar de moderar i dirigir els torns de paraula.  Un altra persona s’ha d’encarregar d’escriure l’acta i penjar-la a la plataforma virtual un cop la tingui passada a net.

Desenvolupament: Al començament de l’assemblea es llegeix i s’aprova l’acta de l’assemblea anterior. Posteriorment es tracten els punts pautats a la convocatòria. El penúltim punt sempre ha de ser precs i preguntes. L’últim punt serà sempre proposta de punts del dia per la propera assemblea i selecció de lloc, dia i hora de la propera assemblea. Els participants han de procurar respectar el torn de paraula i fer servir un to respectuós. En cap cas les intervencions dels participants poden violar els principis establerts al codi ètic.

Periodicitat: Es realitzaran assemblees la primera i la segona setmana de cada mes.

3. Acció Municipal (AM)

Per Acció Municipal (AM) s’entén tota aquella tasca que realitzem dins l’àmbit institucional. Es a dir, tota la feina relacionada amb les Comissions Informatives L’Ajuntament, les Reunions del Consell Rector dels Patronats de Música i Turisme i la preparació del Ple Municipal.

3.1. Mapa Conceptual

Captura de pantalla 2016-06-22 a las 17.55.11

3.2. Desenvolupament

A partir de la tercera setmana de cada mes ens centrarem en l’àmbit propi de l’Acció Municipal, es a dir, en tot allò relacionat amb la lògica interna de l’Ajuntament i els Patronats de Turisme i Música. El funcionament d’aquesta fase és de caire cíclic seguint les següents etapes:

3.2.1 Reunió Subgrups d’Acció Municipal

El subgrups d’Acció Municipal, a excepció del de Seguiment Programàtic i el de Mocions, estan composats pel Regidor membre de la Comissió Informativa o del  Patronat que pertoqui, el responsable del subgrup i els assessors. Un cop el Regidor de torn rep l’Ordre del Dia d’una convocatòria de Comissió Informativa o del Consell Rector de Patronat, la difon a través del canal de telegram, loomio i deixant una còpia al local. Posteriorment, es reuneix amb els membres del seu subgrup per estudiar la informació i preparar la Comissió Informativa o reunió de Consell Rector de Patronat corresponent. Una vegada realitzada la reunió, el Responsable emetrà un resum on s’expressarà el contingut de la Comissió i el sentit dels vot. El document es difondrà per loomio, canal de telegram i deixant un exemplar al local.  

3.2.2. Comissions Informatives o Reunions de Patronats

El Regidor assisteix a les Comissions Informatives i Reunions del Patronat que li pertoquen, expressa el contingut que s’ha treballat i fa un resum del contingut de la sessió per posteriorment enviar-ho al canal de telegram loomio i deixant una còpia al local.

3.2.3. Reunió Grup Acció Municipal

Quan s’estima necessari es convoca una reunió del Grup d’Acció Municipal, és a dir, de tots els Regidors, Responsables, Assessors i resta de persones implicades en la dinàmica de Vila-seca en Comú a les institucions.

3.2.4. Assemblea Acció Municipal

Les últimes dos setmanes de mes es celebrarà l’Assamblea d’Acció Municipal on es donarà compte de les Sessions Ordinàries de les Comissions Informatives i les Reunions del Consells Rectors dels Patronats i es decidirà el posicionament de Vila-seca en Comú  als plens municipal.

3.2.5. Ple Municipal

Normalment l’últim divendres del mes es celebraran els Plens municipals. Allà els regidors  expressaran el sentit de vot i les argumentacions treballades pel GAM i referendades a l’Assemblea d’Acció Municipal. La Comissió de Comunicació gravarà, editarà i publicarà el Ple Municipal.

3.2.6. Seguiment Programàtic

Un cop acabat el Ple, el subgrup de Seguiment Programàtic s’encarregarà d’anotar aquells acords adoptats al plenari que formin part del programa de VSEC, emetran un informe del Ple que enviaran a la Comissió de Comunicació i faran el seguiment d’aquells acords que s’hagin efectuat però que encara no s’hagin plasmat a la realitat.

3.2.7. Comunicació al exterior

Desprès del Ple, la comissió de Comunicació treballarà en preparar el document de sentit del vot, prepararà el vídeo del ple, el vídeo de la veu dels regidors, fer notes de premsa, altres vídeos i comunicacions a xarxes socials. També enviarà els articles elaborats pels regidors o altres membres de Vila-seca en Comú.

3.3. Grup d’Acció Municipal

El grup d’Acció Municipal es subdivideix en 9 subgrups

Subgrup de Serveis al Territori: Subgrup encarregat de treballar la documentació de la Comissió Informativa de Serveis al Territori

Subgrup de Hisenda i Activitat Econòmica: Subgrup encarregat de treballar la documentació de la Comissió Informativa de Hisenda i Activitat Econòmica

Subgrup de Serveis a les Persones: Subgrup encarregat de treballar la documentació de la Comissió Informativa de Serveis a les Persones

Subgrup de Seguretat i Serveis Generals: Subgrup encarregat de treballar la documentació de la Comissió Informativa de Seguretat i Serveis Generals

Subgrup del Patronat de Música: Subgrup encarregat de treballar la documentació del Patronat de Música

Subgrup del Patronat de Turisme: Subgrup encarregat de treballar la documentació del Patronat de Turisme

Subgrup de estudi i elaboració de Mocions i Recursos: Subgrup encarregat de preparar mocions i altres recursos plenaris i estudiar les mocions i altres recursos plenaris enviats per altres grups municipals

Subgrup de Seguiment Programàtic: Subgrup encarregat de controlar el seguiment del programa i de realitzar els informes dels plens municipals

Subgrup de Seguiment de Juntes de Govern: Subgrup que s’encarrega d’analitzar el contingut de les actes de la Junta de Govern

3.4. Assessors i Responsables Grup Acció Municipal

Subgrup de Serveis al Territori:

  • Regidor: Mario
  • Responsables: Ángel/Pep

Subgrup de Hisenda i Activitat Econòmica

  • Regidor: Mario
  • Responsables: Fede/Pep

Subgrup de Serveis a les Persones

  • Regidora: Eli
  • Responsable: Javi/Marta/Ángel/Mario

Subgrup de Seguretat i Serveis Generals

  • Regidora: Eli
  • Responsable: Javi

Subgrup del Patronat de Música

  • Regidora: Eli
  • Responsable: Javi

Subgrup del Patronat de Turisme

  • Regidor: Mario
  • Responsable: Ángel/Pep

Subgrup de estudi i elaboració de Mocions i Recursos

  • Mario i José Manuel

Subgrup de Seguiment Programàtic

  • Mario i Susana

Subgrup de Seguiment de Juntes de Govern

  • Soraya i Mario

Assessors especialitzats

  • Economia i treball: Pep, Toni
  • Àrea Social: Ángel, Marta, Toni, Mario
  • TIC’s: Carles i Santi
  • Legal i general: Soraya
  • Educació: Ester, Eli
  • Agronomia: Pep

 

3.5. Assemblea Acció Municipal

L’Assemblea d’Acció Municipal (AAM) és el màxim òrgan de decisió respecte els assumptes locals relacionats amb la dinàmica institucional, es a dir, amb aquells assumptes relacionats amb l’Ajuntament i els Patronats

  • Organització: L’assemblea compta amb un ordre del dia fix i la convocatòria preferentment s’ha d’anunciar amb 48 hores d’antelació. La setmana que toqui Ple es realitzarà amb posterioritat de la reunió del GAM i amb anterioritat al Ple. (normalment els dijous) Una persona s’ha d’encarregar de moderar i dirigir els torns de paraula.  Un altra persona s’ha d’encarregar d’escriure l’acta i penjar-la a la plataforma virtual un cop la tingui passada a net.
  • Desenvolupament: L’Assemblea d’Acció Municipal (AAM) Té com a eix central donar compte referendar el treball institucional. Per aquest motiu, l’ordre del dia és fix. Les setmanes que no toqui Ple, normalment la tercera setmana del mes, es donarà compte de les reunions de les Comissions Informatives i Patronats i es referendaran les mocions i recursos que es presentaran a la resta de grups municipals per iniciar el cicle de negociacions de cara a presentar-les el Ple del següent mes. La setmana que toqui ple, normalment la quarta setmana del mes, es referendarà el treball realitzat a la reunió del GAM.  
  • Periodicitat: Es realitzaran Assemblees d’Acció Municipal la tercera, la quarta setmana de cada mes.

4. Canals de Comunicació

S’entén per canal de comunicació les formes que fem servir per comunicar la informació relativa a Vila-seca en Comú formalment els membres de Vila-seca en Comú

Canals presencials: Al Local de Vila-seca en Comú es dipositaran còpies de l’ordre del dia, el resum de la documentació i el resum de la convocatòria de les Comissions Informatives i Patronats. També es podran consultar l’ordre del dia i l’acta de les Assemblees.

Canals telemàtics

  • Agenda web: A l’agenda web es publicaran les convocatòries d’assembles, les reunions de comissions internes, les reunions del GAM, les convocatòries de comissions informatives, les convocatòries dels Patronats, les convocatòries dels plens, l’horari d’atenció al despatx del ajuntament, l’horari d’atenció al local i els esdeveniments on participin membres en representació de VSEC.
  • Canal de Telegram: Al canal de telegram es publicaràn la convocatòria, ordre del dia i resum de les comissions internes, de les reunions del gam i de les comissions informatives i patronats. També es publicaran la convocatòria i ordre del dia de les assemblees i els plens i dels esdeveniments en què algun membre vagi en representació de VSEC.
  • Grup de Telegram del GAM: Els membres del GAM tindran un grup de telegram per treballar tot allò relacionat amb l’Acció Municipal.
  • Grup de Temàtics de Telegram: Cada comissió interna i subgrup de Acció Municipal té autonomia per decidir si vol treballar amb telegram o com estimi convenient.  
  • Grup general VSEC: El canal informal de Vila-seca en Comú. Es pot parlar de tot sempre respectant els límits de respecte entre els membres establerts al nostre codi ètic.
  • Loomio: El loomio és el fòrum de debat online per excel·lència. Allà totes les comissions de treball i subgrups d’acció municipal tindran el seu espai per poder desenvolupar debats constructius.